Hoe maak jij de keuze of je een activiteit direct oppakt of niet? Het is heel gewoon dat je je telefoon meteen opneemt, de beller te woord staat en direct actie onderneemt. Maar stond deze actie ook op jouw to do lijstje? Nee, denk ik.
Waarom kom ik hierop? Toen ik om kwam in het werk, door de bomen het bos niet meer zag, tijd te kort kwam en steeds harder ging werken vertelde een collega mij het verhaal van urgent & belangrijk. Een korte cursus Covey & Time Management, zeg maar. Dat heeft mij enorm geholpen om mijn tijd weer grotendeels zelf in de hand te krijgen.
Hij zei: een taak is belangrijk of niet; een taak is urgent of niet. Zo ontstaan deze 4 kwadranten.
* Kwadrant 1 / Belangrijk & Urgent: je klant belt in paniek, dit moet je direct oplossen. Of een K-mailtje met cc aan alle bazen, waarop je direct moet reageren. Zo’n situatie.
* Kwadrant 2 / Belangrijk & Niet urgent: voor jouw succes en werkgeluk het belangrijkste kwadrant. Hier ligt jouw creativiteit om iets te verbeteren, jezelf te ontwikkelen, kansen te pakken. En je zult herkennen dat je aan deze taken nu juist in de hectiek van de dag of week te weinig tijd besteed.
* Kwadrant 3 / Niet belangrijk & Urgent: hier blus je branden van je collega’s, je manager. Je voelt je zeer betrokken, je kunt het ook oplossen, dus doe je dat. En hup, weer een uur voorbij.
* Kwadrant 4, je vluchtkwadrant / Onbelangrijk & Niet urgent: bijvoorbeeld al die mailtjes lezen waarin je in de cc staat. Je verliezen in internet. Je kunt je niet meer concentreren dus ga je onbelangrijke dingen doen.
Hoe breng je nu structuur aan in je overvolle werkdag? Neem een uur, bedenk welke acties je allemaal uitvoert. Zet ze in de kwadranten. Besteed vooral tijd aan de taken/activiteiten die VOOR JOU belangrijk & niet urgent zijn in je functie of misschien in je volgende functie (altijd vooruitdenken 😊).
Bespreek dan met je leidinggevende dat je door de bomen het bos niet meer ziet, welke taken volgens jou in het kwadrant Urgent & Niet belangrijk vallen, en welke in de andere 3. Vraag of hij/zij het met je eens is. Vertel dan dat je vanaf nu aan de hand van dit kwadrant (nr. 2 dus) prioriteiten gaat stellen. Dat je nu ook weleens Nee (nu niet) gaat zeggen, wat tot spanning kan leiden. Vertel hem/haar regelmatig hoe dit je helpt, waar je tegenaan loopt en hoe je dat kunt oplossen.
Werk je in een team, doe deze exercitie dan (misschien eerst) ook met je collega’s.
Dan start je elke ochtend, zodra je op je werk bent, met een belangrijke niet urgente taak en maak je die – als t even kan – af. Je bent goed bezig! Alleen als er echt BRAND is, blus je die eerst en beperk je de schade. Dan belt een collega met een probleem. Je neemt toch op en helpt haar op weg. Gelukkig duurt dat maar even, maar je concentratie is verbroken. OK, weer terug naar je belangrijke taak. Daarna beantwoord je mails en telefoontjes enz.
Heel veel succes. Loop je vast, heb je hulp nodig? Bel mij voor een gratis adviesgesprek van 20 minuten. 0629507794
Geef een reactie